Abonament RTV w firmie to temat, który często pojawia się „przy okazji”, a rzadko jest omawiany wprost. Radio gra w biurze, telewizor wisi w poczekalni, czasem ekran służy do prezentacji albo informacji dla klientów. I nagle pojawia się pytanie: czy to już obowiązek opłaty, czy jeszcze nie? A jeśli tak, to jak ująć go prawidłowo w rozliczeniach firmy, żeby nie narazić się na niepotrzebne problemy.
W praktyce abonament RTV nie jest skomplikowany, ale bywa mylący. Przepisy są konkretne, natomiast ich interpretacja w realiach działalności gospodarczej potrafi sprawić trudność. Zwłaszcza gdy urządzenia nie służą rozrywce, tylko pracy. Warto więc uporządkować podstawy i spojrzeć na ten obowiązek z perspektywy księgowej poprawności i bezpieczeństwa firmy.
Kiedy firma ma obowiązek opłacania abonamentu RTV?
O obowiązku opłacania abonamentu RTV nie decyduje ani wielkość firmy, ani liczba pracowników. O co więc chodzi? O posiadanie odbiornika, który może odbierać sygnał radiowy lub telewizyjny. Jeśli taki sprzęt znajduje się w siedzibie firmy, biurze, punkcie obsługi klienta czy poczekalni, od razu powstaje obowiązek jego rejestracji.
Nie ma znaczenia, czy urządzenie jest faktycznie używane. Liczy się sama możliwość odbioru sygnału. To właśnie ten element bywa najczęściej pomijany, bo sprzęt traktowany jest jako neutralny element wyposażenia. Obowiązek opłacania abonamentu RTV dotyczy również samochodów służbowych, także tych w leasingu. Radio zamontowane w aucie wykorzystywanym w działalności gospodarczej traktowane jest jak odbiornik firmowy.
Kto w firmie ma obowiązek opłacania abonamentu RTV?
Obowiązek dotyczy firm, które mają do dyspozycji sprzęt umożliwiający odbiór sygnału. Najczęściej są to:
– radio lub telewizor znajdujące się w biurze, siedzibie firmy albo punkcie obsługi
– odbiorniki umieszczone w poczekalniach, recepcjach lub częściach wspólnych
– samochody służbowe wyposażone w radio
– auta użytkowane w leasingu, jeśli są wykorzystywane w działalności
– urządzenia, które technicznie pozwalają na odbiór sygnału, nawet gdy nie są używane na co dzień.
Kiedy abonament RTV nie jest wymagany
Obowiązek nie powstaje, jeżeli firma:
– nie posiada żadnych urządzeń zdolnych do odbioru sygnału radiowego lub telewizyjnego
– korzysta wyłącznie z monitorów lub ekranów bez funkcji odbioru
– używa komputerów, tabletów lub smartfonów bez tunera
– nie ma samochodów służbowych wyposażonych w radio
– złożyła oświadczenie o braku odbiorników i stan faktyczny to potwierdza
Uwaga: przy ocenie obowiązku liczą się możliwości techniczne sprzętu, a nie to, do czego jest wykorzystywany.
Jak prawidłowo rozliczyć abonament RTV w kosztach firmy w 2026 roku?
W 2026 roku sposób rozliczania abonamentu RTV pozostaje bez zmian. Opłata nie podlega VAT i może zostać ujęta w kosztach uzyskania przychodu, jeśli dotyczy sprzętu wykorzystywanego w działalności gospodarczej. Co jest wówczas dokumentem księgowym? Podstawą księgowania jest dowód zapłaty, najczęściej potwierdzenie przelewu. Brak faktury nie wyklucza ujęcia wydatku, ale wymaga zachowania porządku w dokumentach. W praktyce ważne jest przypisanie opłaty do konkretnej lokalizacji lub środka trwałego, także w przypadku aut służbowych. No właśnie, a jak się przedstawia sytuacja w wypadku aut wziętych na leasing? Już to wyjaśniamy.
Abonament RTV w aucie leasingowym – kto ma obowiązek zapłaty?
Właściciel auta czy leasingobiorca? Można by zakładać, że skoro samochód jest leasingowany, to obowiązki związane z jego wyposażeniem spoczywają na leasingodawcy. Rzeczywistość jest jednak inna. Jak wskazuje Kancelaria Rachunkowa Everte, w przypadku abonamentu RTV decydujące znaczenie ma faktyczne korzystanie z odbiornika. I tak dochodzimy do odpowiedzi na pytanie kto płaci. Właściciel auta czy leasingobiorca? Obowiązek opłacania abonamentu RTV ciąży nie na właścicielu pojazdu, lecz na posiadaczu odbiornika, czyli na podmiocie, który faktycznie z niego korzysta. W przypadku leasingu samochodu firma leasingowa pozostaje właścicielem auta, ale to przedsiębiorca – leasingobiorca – używa pojazdu w swojej działalności i ma do dyspozycji radio znajdujące się w samochodzie.
Czyli kto jest zobowiązany do opłacania abonamentu RTV w aucie leasingowym? Obowiązek opłaty spoczywa na firmie, która używa pojazdu w działalności. Dlaczego? Bo to ona ma dostęp do radia i decyduje o sposobie użytkowania auta. Własność pojazdu nie ma tu znaczenia.
Abonament RTV w firmie to obowiązek, który łatwo przeoczyć, ale trudno później zignorować. Dotyczy nie tylko biura czy poczekalni, lecz także samochodów służbowych, w tym aut w leasingu. Prawidłowe rozpoznanie, które odbiorniki podlegają zgłoszeniu, pozwala uniknąć niepotrzebnych wezwań i dopłat. Dlatego warto traktować ten temat jako element porządku w firmowych rozliczeniach, a nie jako formalność „na marginesie”.
