Wdrożenie systemu erp w firmie to proces, do którego warto się odpowiednio przyłożyć. Przyczyny niepowodzeń mogą bowiem leżeć zarówno po stronie dostawcy systemu, jak i klienta. Co zrobić, aby proces wdrażania przebiegł prawidłowo i być skuteczny?
Błędy, których należy unikać
Choć system erp jest narzędziem, które skutecznie usprawnia pracę firmy, to jednak jego wdrożenie nie jest proste. Inwestorzy często bowiem popełniają błędy, które destabilizują pracę firmy.
Niedokładny plan
Jeżeli firma niedokładnie zaplanuje proces wdrażania systemu bądź też całkowicie pominie ten proces, to istnieje duże prawdopodobieństwo wystąpienia nieporozumień. Mogą one skutecznie rozregulować pracę firmy.
Brak wewnętrznego audytu
Nie mając aktualnej wiedzy na temat stanu poszczególnych działów firmy nie jesteśmy w stanie skutecznie zaplanować procesu wdrażania systemu erp. Prawidłowe przeprowadzenie takiego audytu wymaga nie tylko własnego zaangażowania, lecz także włączenia w ten proces pracowników różnych szczebli.
Nieodpowiedni partner
Warto pamiętać, że na rynku istnieją różne firmy wdrożeniowe. Dobrze jest sprawdzić, czy wybrany przez nas partner ma doświadczenie we wdrażaniu systemów w firmach podobnych do Twojej.
Redukcja kosztów
Choć wdrożenie systemu erp zawsze wymaga dużego wkładu finansowego, to jednak są pewne sposoby na obniżenie kosztów.
Ulga na nowe technologie
Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym oraz ustawą o podatku od osób fizycznych firmy, które zaczynają stosować wiedzę umożliwiającą wytwarzanie nowych lub udoskonalonych wyrobów lub usług, mają prawo do zaliczenia do kosztów podatkowych 50% wydatków na nowe technologie. Wykorzystywana wiedza nie może jednak być stosowana na świecie przez okres dłuższy niż 5 lat.
Dokładne określenie zakresu wdrożenia
Kolejną metodą obniżania kosztów jest dokładne określenie zakresu, w jakim chcemy wprowadzić system erp. W tym celu warto wraz z dostawcą przeprowadzić szczegółową analizę potrzeb i celów przedsiębiorstwa, a także najlepszych środków do ich osiągnięcia.
Elastyczność
W trakcie wdrażania systemu trzeba uwzględnić nowe oczekiwania klientów oraz okoliczności, które ulegają zmianie. Pozwoli to na poniesienie mniejszych kosztów niż w przypadku zastosowania modelu kaskadowego.
Przygotowanie do wdrożenia systemu erp
Prawidłowe wdrożenie systemu wymaga dobrego przygotowania. Niemałą rolę odgrywają w tym procesie pracownicy.
Rola zespołu wdrożeniowego
Osoby biorące udział w procesie wdrażanie muszą być odpowiednio dobrane, ponieważ każdej z nich przypisuje się odrębne zadania i obowiązki.
Wybór systemu
W pierwszym etapie przygotowania musimy wybrać odpowiedni system erp dla swojej firmy. W tym celu konieczne jest konsultowanie się ze specjalistami w celu określenia oczekiwań biznesowych i przeanalizowania systemów.
Przygotowanie
Po dokonaniu analizy można przejść do realizacji warsztatów z udziałem zespołów odpowiedzialnych za realizację projektu. Końcowym efektem tego etapu powinno być zebranie danych na temat potrzeb biznesowych firmy oraz stworzenie spisu procesów objętych systemem. Na tym etapie można zakończyć przygotowania.
Artykuł powstał we współpracy ze specjalistami z firmy BPSC.
